Código de ética

El hombre es un ser social, y dentro de la sociedad realiza ciertas actividades como lo es ser integrante de una familia; pero una de las más importantes es la actividad profesional. Se entiende por profesional a “una persona que de acuerdo con ciertos parámetros establecidos jurídicamente por la sociedad, y después de recibir la debida instrucción y capacitación superior, tiene encomendada, de manera habitual, una tarea específica que debe cumplir en beneficio de los demás, recibiendo por este trabajo la debida compensación pecuniaria. Y con otra perspectiva, la persona puesta al servicio de los demás, que vive para su profesión y debe vivir de su profesión”. De esto se deduce que en profesional tiene derechos como la remuneración y tiene deberes hacia su empleador como cumplir con el trabajo encomendado; también tiene deberes hacia la sociedad, ya que, analizando la definición dada, es ésta la que establece los parámetros que permiten que un individuo se capacite y sea privilegiado ejerciendo una profesión. Por lo tanto un profesional no sólo debe ejercer su trabajo, sino que debe ejercerlo bien, ya que éste tiene un fin social, que consiste en atender adecuadamente cada una de las necesidades que la sociedad debe satisfacer, para contribuir así al bien común. Estos trabajos pueden estar relacionados con salud, justicia, comunicaciones, seguridad y otras necesidades.

Conflictos eticos

Faltará al honor y a la dignidad profesional aquel Contador Público que directa o indirectamente intervenga en asuntos que atenten a la moral.

El Contador Público no deberá utilizar sus conocimientos profesionales en tareas que atenten a la moral.

 El Contador Público está obligado a sugerir a su cliente la mejor opción para el desarrollo del trabajo profesional que le sea requerido.

 El Contador Público se abstendrá de aprovecharse de situaciones que pueda perjudicar a quien haya contratado sus servicios.

 El Contador Público es responsable de sus actos y considerando culpable de un acto de descrédito para la profesión, si al expresar su opinión sobre el asunto que haya examinado o sobre cualquier información de carácter profesional:

a) Encubre un hecho importante a sabiendas que es necesario revelarlo, para que su opinión no induzca a conclusiones erradas;

b) Deje de manifestar expresamente cualquier dato importante que daba mencionarse en los estados financieros o en sus informes y del cual tenga conocimiento;

c) Incurre en negligencia grave al emitir el informe correspondiente a su trabajo, sin haber cumplido las normas de auditoría exigidos por las circunstancias, para sustentar su opinión profesional sobre el asunto examinado;

d) Siendo de su conocimiento, no informe sobre cualquier desviación substancial de las normas de contabilidad generalmente aceptadas o de cualquier omisión importante aplicable en las circunstancias del caso que él ocupa; y

e) Aconseje falsear los estados financieros o cualquier otra información de su cliente o de las dependencias donde presta sus servicios.

En suma, las opiniones, informes u documentos que presente el Contador Público deberán contener la expresión de un juicio bien fundado, sin ocultar o desviar los hechos de manera que pueda inducir a error.

Reglas de aceptuacion

Reglas de acentuación

Según la posición de la sílaba tónica dentro de la palabra, se distinguen cuatro reglas de acentuación:

Palabra aguda u oxítona

Es aquella palabra en la que la acentuación fonética recae en la última sílaba. El porcentaje de palabras agudas en el léxico castellano es inferior solamente al de las palabras graves, que son la mayoría. Llevan acento ortográfico las palabras agudas que terminan en -n, en -s o vocal (salvo que la -s esté precedida por otra consonante en -ns). Ejemplos: sofá, café, sentí, salió, tabú, camión, además. Manríquez Gonzalo, usandivaras giulianna

Palabra grave, llana o paroxítona

Es aquella palabra en la que la acentuación fonética recae en la penúltima sílaba. La mayor parte del léxico castellano está compuesto por palabras llanas y éstas en su mayoría terminan en -n, -s o en vocal, tales como hombre, caminas o suben. El acento ortográfico lo llevan las palabras llanas que terminen en una consonante distinta de las anteriores, como Bolívar, débil o cárdex. También se acentúan cuando terminan en -s precedida de otra consonante.

Palabra esdrújula o proparoxítona

Es aquella palabra en la que la acentuación fonética recae en la antepenúltima sílaba. En castellano todas las palabras esdrújulas siempre llevan tilde (acento ortográfico) en la vocal donde recae la acentuación. Algunos ejemplos de palabra esdrújula son: teléfono, informática, enciclopédico, lágrima, cárceles, árboles, esdrújula.

Palabras sobreesdrújulas

Es aquella palabra en la que la acentuación fonética recae en la trasantepenúltima sílaba. Las palabras sobresdrújulas llevan tilde (acento ortográfico). No obstante, en el caso de adverbios creados a partir de adjetivo con el sufijo -mente, solo se acentuarán en el caso de que el adjetivo lleve la tilde por sí solo. Por ejemplo, la palabra fríamente lleva tilde puesto que el adjetivo del que está formada (frío) también la lleva, sin embargo efectivamente no la lleva ya que tampoco la tiene efectivo.

Organizacion de una reunion

Cuando nuestro jefe nos dé «la orden» y nos indique para cuándo quiere la reunión o el encuentro, debemos ponernos manos a la obra, solicitar todo el material necesario y organizar una programación con todos los detalles.

Uno de los puntos más importantes es definir el objetivo del encuentro (nos lo da el jefe, claro). Si vamos a exponer un proyecto a otra empresa, tendremos que organizar todo el material que tiene que ver con ese proyecto y la información que queremos facilitar a la otra empresa. También debemos documentarnos sobre la otra empresa para conocerla mejor y no encontrarnos con alguna sorpresa. Para que mí el objetivo de los encuentros lo más importante ya que por eso se hace la reunión.

Si la reunión es en otra empresa

Es necesario facilitar a todos los asistentes los datos completos del lugar de la reunión, preferiblemente por escrito, con gran claridad y precisión.

Si el lugar al que vamos no es de fácil localización, podemos agregar un pequeño plano que nos facilite encontrarlo.

Ten en cuenta otras reuniones del jefe para que llegue a tiempo a esta, dejando libre un margen de tiempo prudencial antes de cada una de ellas.

Si se alarga algún encuentro o si, por cualquier otra circunstancia, es seguro que no va a llegar a tiempo a la reunión, notifique este retraso a la otra empresa.  Estoy de acuerdo, ya que es importante saber dónde va a ser la reunión, y si es posible agregar un mapa para encontrar mejor el lugar

Si la reunión es en nuestra empresa

Debemos preparar el lugar del encuentro (sala o despacho), así como todo el material necesario para la presentación (proyectores, pizarras, diapositivas, etc.), material para los visitantes (folios, bolígrafos, etc.), y cualquier otro detalle accesorio (botellas de agua, refrescos, etc.) y comprobar que todo funciona correctamente.

Hay pequeños detalles, como que funciona la iluminación, la refrigeración o la calefacción, y demás elementos necesarios. Un pequeño detalle puede retrasar una reunión e incluso cancelarla, con el consiguiente desgaste de imagen.

También debes tener en cuenta otros detalles que pueden retrasar el comienzo de la reunión; es necesario comprobar si hay sillas suficientes, si lo micrófonos funcionan bien, que la sala esté limpia y ordenada, etc.

Por cierto, en las zonas de fumadores, si las hay, los ceniceros deben estar limpios.

Si ponemos algún tipo de refresco o café, debemos comprobar que tenemos suficiente cantidad para reponer en caso de ser necesario (por si se alarga la reunión más de lo previsto, por ejemplo).

Cuidar de que la sala tenga una temperatura adecuada. No hay nada peor que pasar mucho frío o calor en una reunión, con la incomodidad que ello supone para todos los asistentes.

Debemos recordar que la primera impresión es muy importante, y hay que causarla buena.

• En definitiva, crear un ambiente agradable, para que la reunión sea un éxito. Cualquier detalle, por pequeño que parezca puede ser de gran importancia para el éxito del encuentro.

Tijuana Baja California, 10 de marzo del 2011 

Para: Empleados del departamento de  Finanzas.

De: Jefe de departamento de Finanzas

      Por medio del presente se le comunica a usted que se llevara a cabo una junta el día viernes 11 de marzo a las 10:00 am en la sala de juntas, para tratar asuntos relacionados con la aceptación del dólar en nuestra empresa.

           

Agradeceré su presencia.

_______________________________

Christian Lopez

Jefe del departamento de finanzas

caracteristicas de una carta circular

Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo

Redes de comunicacion

Fujos de comunicacion

FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:

1. Dirección de la Comunicación:

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente.

DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

ASCENDENTE:Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

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Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

• Informes de desempeños preparados por supervisores
• Buzones de sugerencia
• Encuesta de actitud de los empleados
• Procedimientos para expresar quejas
• Encuestas.

LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto de Finanzas

Tipos de redes de comunicacion

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.

Cadena

La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

Rueda

Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales

En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

http://www.mitecnologico.com/Main/TiposDeRedesDeComunicacion

Comunicacion formal e informal

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal

http://www.mitecnologico.com/Main/ComunicacionFormalEInformal

Concepto de comunicacion organizacional

- Comunicacion organizacional

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
- Operacionales (se refiere a tareas u operaciones)
-  Reglamentarios (órdenes e instrucciones)
- Mantenimiento (relaciones públicas, captación y publicidad)

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas, informes, asambleas, etc.

Comunicación oblicua

Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercialización y un empleado de finanzas y que está prevista en la organización. Es la necesidad de la coordinación intergrupal, debidas a una urgencia por parte del emisor para conseguir una respuesta del receptor

Comunicación Formal

La comunicación formal es aquella que se efectúa y transmite por canales concebidos para que sea recibida por un público y que responda a unos objetivos o pretensiones. Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa.

Comunicación Informal

La comunicación informal fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente como “rumores” y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.

En definitiva, el estudio de la comunicación organizacional está cada vez más en auge y la experiencia afirma que las organizaciones que la llevan a cabo presentan una mayor efectividad laboral, mayor motividad dentro de la organización y mejores resultados no productivos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional

La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad.

http://www.turevista.uat.edu.mx/Volumen%203%20Numero%204/comunicacion%20organizacional.htm

La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de estructura.

http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoYCampoDeLaComunicacionOrganizacional

Comunicación Efectiva

Comunicación efectiva es:

“Explorar las condiciones que hacen posible que la comunicación sea provechosa y eficaz”

La habilidad de escuchar con atención

Los grandes escuchas no aparecen con facilidad. Es un trabajo duro. Existen dos tipos importantes de habilidades para escuchar: con atención e interactivamente.

Los siguientes instrumentos de atención le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contra parte está tratando de transmitir.

• Estar motivado para escuchar . Ahora que ya sabe que la persona con la mayor información generalmente obtiene resultados superiores de la negociación, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de información que desearía recibir de su cliente. Entre más aprenda, mejores resultados tendrá. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a sí mismo para oír a alguien que no le agrada.
• Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas . El objetivo es conseguir información más específica y depurada. Para lograrlo, tendrá que seguir interrogando a su contra parte. La secuencia de su interrogatorio deberá ir de lo general a lo específico y, finalmente, obtendrá los datos para tomar la mejor decisión. La segunda razón para proseguir su sondeo es que le ayudará  a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente.
• Esté atento a los indicios no verbales. Aunque es básico escuchar lo que se está diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrás de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a través de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y convicción, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizás transmitan duda.
• Deje que su contra parte cuente primero su historia . Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo después de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la información maneja el poder.
• No interrumpa a su cliente cuando esté hablando. Primero, es descortés. Segundo, podría estar cortando información valiosa que lo ayudará más adelante. Incluso si su cliente está diciendo algo incorrecto, permítale terminar.
• No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situación en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. Éstas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones. 
• No confíe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contra parte o refrescar su memoria con datos y números compartidos con usted en una reunión anterior, ganará una increíble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos más, pero los resultados serán valorados en su momento.
• Escuche con un objetivo en su mente. Si usted tiene una meta mientras escucha, puede buscar palabras e indicios no verbales que agreguen la información que requiere.
• Déle a su contra parte toda la atención. Es muy importante mirarlo a los ojos cuando esté hablando. Esto denota que usted es profesional,agradable y  honesto. Además le permite descubrir los sentimientos, intenciones y personalidad de su cliente.
• Contraataque al mensaje, no a la persona. Con esto logrará que su cliente esté dispuesto a negociar con usted nuevamente. No debe ofender su dignidad.
• No se disguste. Cuando usted se enoja su cliente ha ganado el control. Si está molesto probablemente no se encuentra en la mejor disposición para tomar las decisiones más acertadas. Las emociones de cualquier índole obstaculizan el proceso de escuchar.
• Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo. Es como tratar de cantar y silbar al mismo tiempo.

Habilidades para escuchar e interactuar

El segundo tipo de habilidades para escuchar son aquellas que interactúan con el hablante. Ellas le ayudan para asegurarse de entender lo que el emisor está comunicando y para confirmar sus opiniones. Las habilidades interactivas están constituidas por clarificación, verificación y reflexión.

• ClarificaciónSe refiere al uso de preguntas que ayudan a clarificar la información adicional y todos los aspectos de un asunto. Por ejemplo: "¿Podría aclararme esto?"  "¿Qué información específica necesita?"  "¿Para cuándo desea el informe?"
• VerificaciónSignifica parafrasear las palabras del emisor para asegurarse que las comprende realmente y para revisar su significado e interpretación. Por ejemplo: "Si comprendí bien, su plan es..."  "Me parece entonces que su necesidad es... " "Esto es lo que ha decidido, y las razones son..."
• ReflexiónSignifica hacer notorio que sentimos empatía por los sentimientos de quien habla. La mayoría de las personas creen ser hepáticas. Pero la empatía es una habilidad adquirida. Para mostrar empatía, los negociadores necesitan tratar de percibir el contenido de los mensajes. Es necesario prestar atención  a los componentes emocionales y los significados centrales que no han sido expresados, y, finalmente, tomar encuenta los sentimientos del otro. La empatía incluye la comprensión y la capacidad de relacionarse con los sentimientos ajenos. Por ejemplo: "Puedo ver que usted se siente frustrado porque..." "Usted siente que no obtenido un trato justo..."

A fin de practicar realmente este tipo de escucha, usted no debe hacer juicios ni dar opiniones o tratar de dar soluciones. Sólo sea consciente del contenido emocional del emisor. Dos puntos claves que le serán útiles en su aprendizaje de la habilidad para ser empático.

• Reconocer e identificar emociones. Usted encontrará más sencillo identificar las emociones ajenas si puede identificar con facilidad las suyas propias. ¿Se siente frustrado, estresado, molesto, feliz, triste, nervioso?
• Replantee el contenido: Si usted repite los comentarios de su contraparte  palabra por palabra, éste creerá que lo está  parodiando. La clave consiste en replantear el contenido usando palabras diferentes. 

Puntos clave para ser un comunicador efectivo

En la vida nos encontramos con situaciones en que conocemos a personas que tienen un verdadero arte a la hora de comunicarse. Se comunican de manera extraordinaria, clara, fascinante y atrapan la atención del que lo escucha. Pero muchos no nacemos con este talento, pero podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave.

Según Martines (2006) el arte de la comunicación se aprende si queremos aprender y si aprendemos a aprender. El recomienda los siguientes aspectos:

• Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. El es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.
• Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su información, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo común.
• Después de tener la atención de tu oyente trata de transmitir tú idea con claridad para que los demás te comprendan.
• Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no uses palabras que indiquen inseguridad
• Después de exponer tu idea, tu oyente querrá detalles, debes escuchar con atención para identificar necesidades y satisfacer las mismas.
• Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y empatia

Claves para una comunicación efectiva

Entendemos a la comunicación como un medio que nos posibilita generar confianza, efectividad, respeto y bienestar.

Para facilitar y potenciar el proceso de comunicación personal, empresarial, grupal, utilizamos el marco contextual y las distinciones, centrándonos fundamentalmente en el proceso particular de la comunicación, y en las particularidades de cada uno de los participantes.

Lograr de esa manera que la comunicación sea efectiva por dos líneas básicas, buscar los mayores logros en su habilidades y por otra parte superar los bloqueos que ella misma pueda acarrear.

Así podemos ver que las comunicaciones que mantenemos determinan las relaciones en general. Lo que hablamos y escuchamos, determinan el mundo de acciones que es posible para nosotros. Por ello el desarrollo de nuestras mejores comunicaciones nos pueden llevar a una vida mayor efectividad y bienestar.

Claves para una comunicación efectiva en un equipo de trabajo

Todavía hoy los lineamientos para una buena comunicación en situaciones de alto stress siguen siendo (casi siempre) las mismas que las recomendadas para períodos normales.

Recuerde que la comunicación es, con frecuencia, el factor más crítico para enfrentar exitosamente una crisis. A continuación, algunos principios de comunicación que ayudan a los líderes a aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.

• Manténgase en contacto siempre : Una buena regla es que durante una crisis nunca es suficiente lo que comunique - siempre que lo haga en forma honesta, abierta y consistente. Emita sus mensajes una y otra vez. Refuércelos en tantos medios y formatos como sea apropiado: reuniones,sesiones Preguntas y Respuestas, grabaciones, videos, publicaciones de prensa, conferencias, cartas personales, e-mails, newsletters, folletos, hotlines, etc. 

Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje y escucha; por lo que debe probar una variedad de canales de comunicación para asegurar que su mensaje llegue a todos.

• Sea claro y preciso: Para tener éxito en una comunicación de crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia. La comunicación confusa y ambigua es su peor enemigo en una crisis. Por lo tanto, tómese el tiempo necesario para asegurarse que sus mensajes sean planteados de forma clara y precisa -y en consecuencia, sean más fácilmente entendidos.

• Elija al mejor mensajero: Lo ideal es que para personas diferentes halla mensajes diferentes dentro de la organización. Es necesario que Ud. seleccione a la persona indicada para hablar con cada grupo. Si se trata de una crisis que involucra a toda la empresa, usualmente el líder de mayorpeso es quien toma la posta. Luego de ello, los supervisores inmediatos a él deberán comunicarles a sus equipos la información y resultados relevantes. El mensaje debe ser ajustado a cada departamento pero sin dejar de estar alineado a la estrategia global de crisis.

• Reúnase cara a cara: Cuando le sea posible, reúnase directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor aún, si lo hace más de una vez. En situaciones de stress, un interlocutor puede no escuchar cuando un mensaje es dicho por primera vez, o puede no leer el material impreso entregado en una primera reunión. Las sesiones de seguimiento le dan la oportunidad de repetir la información hasta que todos la incorporen. Multiplicar los encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar -y expresarle- qué tan bien Ud. está encaminando el mensaje.

• Fomente un feedback de 360°: La comunicación no puede ser solamente "de arriba hacia abajo", particularmente en una crisis. Ud. necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas, preocupaciones, insights de todos los miembros de la organización. Una vez más, las reuniones frecuentes con grupos e individuos son una buena manera de fomentar el diálogo en dos direcciones. También puede obtenerse un feedback útil escuchando los comentarios informales que existen en toda compañía. Se enterará de aquellos temas en los que la mayoría se está focalizando y, de esta manera, podrá ajustar adecuadamente sus mensajes clave.

• Espere lo imprevisible: En tiempos de crisis o cambios, lo imprevisible está destinado a ocurrir. La comunicación será más fluida si Ud. cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un Gerente designado manejarlo. Las acciones rápidas y seguras tranquilizan a las personas y les brindan confianza en sus líderes.

Técnicas de comunicación eficaz

Todos conocemos y podríamos citar en teoría cuales son los principios básicos para lograr una correcta comunicación, pero, tal vez por sonar a perogrullo, frecuentemente nos olvidamos de ellos. Algunas de las estrategias que podemos emplear son tan sencillas como las siguientes:

• La escucha activa: Uno de los principios más importantes y difíciles de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar . La falta de comunicación que se sufre hoy día se debe en gran parte a que no se sabe escuchar a los demás. Se está más tiempo pendiente de las propias emisiones, y en esta necesidad propia de comunicar se pierde la esencia de la comunicación, es decir, poner en común, compartir con los demás. Existe la creencia errónea de que se escucha de forma automática, pero no es así. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar y también del que se ejerce al escuchar sin interpretar lo que se oye. Pero, ¿qué es realmente la escucha activa?

La escucha activa significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla.

¿Cuál es la diferencia entre el oír y el escuchar? Existen grandes diferencias. El oír es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye. La escucha efectiva tiene que ser necesariamente activa por encima de lo pasivo. La escucha activa se refiere a la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas opensamientos que subyacen a lo que se está diciendo. Para llegar a entender a alguien se precisa asimismo cierta empatía, es decir, saber ponerse en ellugar de la otra persona.

Elementos que facilitan la escucha activa:

- Disposición psicológica: prepararse interiormente para escuchar. Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos.- Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal (ya veo, umm, uh, etc.) y no verbal (contacto visual, gestos, inclinación del cuerpo, etc.).

Elementos a evitar en la escucha activa:

• No distraernos, porque distraerse es fácil en determinados momentos. La curva de la atención se inicia en un punto muy alto, disminuye a medida que el mensaje continúa y vuelve a ascender hacia el final del mensaje, Hay que tratar de combatir esta tendencia haciendo un esfuerzoespecial hacia la mitad del mensaje con objeto de que nuestra atención no decaiga.
• No interrumpir al que habla.
• No juzgar.
• No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.
• No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada".
• No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.
• No contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también".
• Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.

• Mostrar empatía: Escuchar activamente las emociones de los demás es tratar de "meternos en su pellejo" y entender sus motivos. Es escuchar sus sentimientos y hacerle saber que "nos hacemos cargo", intentar entender lo que siente esa persona. No se trata de mostrar alegría, si siquiera de ser simpáticos. Simplemente, que somos capaces de ponernos en su lugar. Sin embargo, no significa aceptar ni estar de acuerdo con la posición del otro. Para demostrar esa actitud, usaremos frases como: "entiendo lo que sientes", "noto que...".
• Parafrasear. Este concepto significa verificar o decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir. Es muy importante en el proceso de escucha ya que ayuda a comprender lo que el otro está diciendo y permite verificar si realmente se está entendiendo y no malinterpretando lo que se dice. Un ejemplo de parafrasear puede ser: "Entonces, según veo, lo que pasaba era que...", "¿Quieres decir que te sentiste...?".
• Emitir palabras de refuerzo o cumplidos. Pueden definirse como verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno aprueba, está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir. Algunos ejemplos serían: "Esto es muy divertido"; "Me encanta hablar contigo" o "Debes ser muy bueno jugando al tenis". Otro tipo de frases menos directas sirven también para transmitir el interés por la conversación: "Bien", "umm" o "¡Estupendo!".
• Resumir: Mediante esta habilidad informamos a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Expresiones de resumen serían:

- "Si no te he entendido mal..."- "O sea, que lo que me estás diciendo es..."- "A ver si te he entendido bien...."

Expresiones de aclaración serían:- "¿Es correcto?"- "¿Estoy en lo cierto?"